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Arbeitgeberattraktivität durch Workation steigern: Leitfaden für HR
Die Grenzen zwischen Beruf und Privatleben sind in den letzten Jahren immer fließender geworden – Home-Office, flexible Arbeitszeiten und mobile Arbeit gehören für viele längst zum Alltag. Doch was ist, wenn der Laptop nicht nur ins Wohnzimmer, sondern ans Meer oder in die Berge mitgenommen werden kann? Wie funktioniert das Arbeiten aus der Ferne und wer kann eine Workation nutzen? Und was müssen Unternehmen beachten, wenn sie dies ermöglichen wollen?
In diesem Ratgeber erfahren Sie alles, was Sie über das Thema Workation wissen müssen – von der Definition bis zum Praxisleitfaden.
Maren Beer
- Lesezeit ca. 8 Minuten
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Inhaltsverzeichnis
Alles Wichtige auf einen Blick
- Im Fokus einer Workation steht die Verbindung von beruflicher Produktivität mit dem Erholungswert des Orts.
- Über 70 % sehen durch eine Workation Vorteile für Arbeitgeberattraktivität & Mitarbeiterbindung.
- Eine Workation fördert Motivation, Kreativität und Gesundheit – vorausgesetzt, Technik, Kommunikation und Organisation stimmen.
Was ist eine Workation?
Der Begriff Workation setzt sich aus den englischen Wörtern Work (Arbeit) und Vacation (Urlaub) zusammen. Er beschreibt eine Arbeitsform, bei der Berufstätige ihre regulären Tätigkeiten an einem Ort ausführen, der in erster Linie einen Erholungswert bietet. Anstatt vom Büro aus oder im Home-Office zu arbeiten, wird der Arbeitsplatz temporär an einen Urlaubsort, etwa ans Meer, in die Berge oder eine pulsierende Stadt verlagert. Dabei handelt es sich nicht um Urlaub im klassischen Sinne, sondern um das Arbeiten in einer Umgebung, die Erholung und Inspiration gleichermaßen ermöglicht.
Die Idee dahinter: Ein Tapetenwechsel kann neue Energie, Motivation und Kreativität freisetzen, ohne die Produktivität zu beeinträchtigen – vorausgesetzt, Technik, Kommunikation und Organisation stimmen.
Für wen kommt eine Workation in Frage?
Grundsätzlich ist eine Workation für alle Berufe denkbar, die unabhängig von einem festen Arbeitsplatz ausgeübt werden können. Besonders geeignet sind Tätigkeiten, bei denen vor allem digital gearbeitet wird, etwa im IT-Bereich, Marketing, Design oder in der Kommunikation. Auch eine gewisse Selbstorganisation, Disziplin und technisches Grundverständnis sind wichtige Voraussetzungen. Nicht zuletzt braucht es ein gewisses Maß an Vertrauen zwischen Arbeitgeber und Mitarbeitenden sowie klare Vereinbarungen über Arbeitszeiten, Erreichbarkeit und Verantwortlichkeiten.
Die Studie #whatsnext 2025 liefert hierzu spannende Einblicke: So zeigt sich, dass gerade Start-ups offener gegenüber neuen Arbeitsmodellen wie Freelancing oder Workation sind. In etablierten Unternehmen und insbesondere im öffentlichen Dienst spielt das Thema bislang noch eine untergeordnete Rolle. Ähnlich wie die 4-Tage-Woche ist Workation derzeit eher ein Randthema, welches jedoch besonders in innovativen Unternehmensumfeldern deutlich an Relevanz gewinnt.
Workation im Faktencheck: Chancen, Herausforderungen und Zahlen
Die Möglichkeit, in einer Umgebung zu arbeiten, die inspiriert, motiviert viele Mitarbeitenden und kann die persönliche Work-Life-Balance nachhaltig verbessern. Ein Tapetenwechsel wirkt oftmals wie ein kleiner Neustart, der Kreativität freisetzt, Stress reduziert und die mentale Gesundheit fördert. Aus unternehmerischer Sicht können Arbeitgeber von einer gesteigerten Motivation, Innovationskraft und Mitarbeiterbindung profitieren. In einer Zeit, in der Fachkräfte händeringend gesucht werden, kann eine flexible Arbeitsplatzgestaltung zum entscheidenden Argument bei der Talentgewinnung werden.
Laut der #whatsnext-Studie 2025 schätzen viele Unternehmen den Wert einer Workation vor allem im Hinblick auf Arbeitgeberattraktivität, Mitarbeiterbindung und Gesundheit.
- 79,3 % sehen eine positive Wirkung auf die Arbeitgeberattraktivität,
- 72,1 % auf die Beschäftigtenbindung,
- und 64,2 % auf die Gesundheit der Mitarbeitenden.
Gleichzeitig ist die generelle Bewertung eher zurückhaltend: Nur rund ein Viertel der Befragten glauben an positive Auswirkungen auf den Unternehmenserfolg. Die Mehrheit (über 56 %) sieht weder klare Vor- noch Nachteile. Auffällig ist, dass Geschäftsführende deutlich skeptischer eingestellt sind als Personal- oder Gesundheitsverantwortliche: Lediglich 14,7 % der Geschäftsführenden sehen positive Effekte, während immerhin 25,8 % der HR- und Gesundheitsverantwortlichen optimistisch gestimmt sind.
Herausforderungen bestehen vor allem in der Umsetzung: Die Abgrenzung zwischen Arbeit und Freizeit verschwimmt leichter, Zeitzonenunterschiede können die Kommunikation erschweren, und eine stabile technische Infrastruktur ist nicht überall selbstverständlich. Zudem müssen rechtliche Aspekte wie Versicherungen, Steuern, Datenschutz und Visa berücksichtigt werden. Auch bleibt Workation ein Modell, das sich nicht flächendeckend auf alle Berufe und Organisationsformen anwenden lässt.
Damit Workation nicht nur eine spannende Idee bleibt, sondern auch im Unternehmensalltag sinnvoll umgesetzt werden kann, braucht es klare Strukturen, Feedbackprozesse und eine enge Abstimmung mit den Beschäftigten. Genau hier setzt Workey an: Mit der Befragungssoftware Workey lassen sich Mitarbeiterbefragungen zu Themen wie mobiles Arbeiten, Work-Life-Balance oder Workation unkompliziert durchführen. So erhalten Unternehmen wertvolle Einblicke, ob und wie Workation im eigenen Betrieb sinnvoll realisiert werden kann – und welche Rahmenbedingungen Mitarbeitende sich wünschen. Auf dieser Basis können HR-Verantwortliche fundierte Entscheidungen treffen und Maßnahmen entwickeln, die nicht nur attraktiv wirken, sondern auch langfristig zur Mitarbeiterbindung und -gesundheit beitragen.
Leitfaden 2025: So gelingt die Workation Schritt für Schritt
Mit Blick auf die Entwicklungen und Einschätzungen aus der Studie #whatsnext 2025 lässt sich festhalten: Workation wird in den kommenden Jahren vor allem in innovativen und digitalen Unternehmen zunehmend eine Rolle spielen. Damit dies gelingt, empfiehlt sich ein strukturierter Prozess:
1. Grundsatzentscheidung im Unternehmen
Zunächst sollten Unternehmen prüfen, ob sie eine Workation grundsätzlich ermöglichen möchten – dazu empfiehlt sich eine interne Richtlinie oder Betriebsvereinbarung.
2. Bedarfsanalyse und Erwartungen klären
Neben rechtlichen und organisatorischen Fragen ist vor allem die Perspektive der Mitarbeitenden entscheidend. Welche Erwartungen haben sie an eine Workation? Welche Chancen und Risiken sehen sie? Um das herauszufinden, eignen sich Mitarbeiterbefragungen. Ein digitales Tool wie Workey unterstützt Unternehmen dabei, passgenaue Befragungen durchzuführen und direkt zu sehen, wie attraktiv das Modell Workation im eigenen Team eingeschätzt wird.
3. Antragstellung durch Mitarbeitende
Wenn sich zeigt, dass das Modell Workation attraktiv ist, können Mitarbeitende einen formlosen Antrag mit Angaben zu Ort, Zeitraum, technischer Ausstattung und gewünschter Arbeitsweise stellen. Dabei sollte frühzeitig geprüft werden, ob das Zielland innerhalb oder außerhalb der EU liegt, da davon bürokratische Anforderungen abhängen (Visa, Aufenthaltsgenehmigungen, Versicherungen oder A1-Bescheinigung für die Sozialversicherung).
4. Prüfung durch die Personalabteilung
Die Personalabteilung prüft anschließend arbeits-, steuer- und sozialversicherungsrechtliche Aspekte. Dabei spielen u. a. Themen wie Doppelbesteuerung, Betriebsstättenrisiko oder notwendige Bescheinigungen eine Rolle. Hier empfiehlt sich eine enge Abstimmung mit HR, Rechts- oder Steuerberatung.
5. Technische und organisatorische Vorbereitung
Parallel erfolgt die Vorbereitung durch die Mitarbeitenden und ggf. die IT-Abteilung:
- Bereitstellung von Laptop, Headset, VPN-Zugang, mobilem Hotspot und ggf. Backup-Stromversorgung
- Prüfung der Internetqualität am Zielort
- Sicherstellung, dass die Unterkunft einen ergonomischen und ruhigen Arbeitsplatz bietet
6. Arbeitszeit- und Kommunikationsregelungen
Da Zeitzonenunterschiede Einfluss auf die Zusammenarbeit haben können, sollten im Vorfeld gemeinsame Kernarbeitszeiten und Kommunikationswege festgelegt werden.
7. Finanzielle Regelungen
Auch die Kosten sollten klar geregelt sein:
- Technische Ausstattung wird in der Regel durch den Arbeitgeber gestellt
- Reise- und Unterkunftskosten sind häufig privat zu tragen
- Transparente Absprachen im Vorfeld verhindern Missverständnisse
8. Durchführung der Workation
Nach Freigabe beginnt die Workation – idealerweise begleitet durch regelmäßige Feedbacks und Check-ins mit Team und Führungskraft, um die Zusammenarbeit zu sichern.
9. Nachbereitung und Reflexion
Nach der Rückkehr wird gemeinsam reflektiert:
- Was lief gut?
- Welche Herausforderungen gab es?
- Welche Learnings lassen sich für künftige Workations ableiten?
„Eine Workation ist mehr als nur Arbeit an einem neuen Ort – sie ist ein gezieltes Instrument im Betrieblichen Gesundheitsmanagement, um Kreativität, Motivation und Wohlbefinden nachhaltig zu fördern. Wer bewusst Phasen der Flexibilität und Inspiration schafft, legt den Grundstein für langfristige Leistungsfähigkeit und Zufriedenheit im Team.“
Häufig gestellte Fragen
Workation ist eine Arbeitsform, bei der man seinen Job temporär an einem Urlaubsort remote ausübt. Es handelt sich nicht um klassischen Urlaub, sondern um Arbeit mit Urlaubsflair, oft mit dem Ziel, den beruflichen Alltag mit einem Tapetenwechsel zu verbinden.
Workation ist grundsätzlich an vielen Orten möglich, vor allem dort, wo eine stabile Internetverbindung und passende rechtliche Rahmenbedingungen vorhanden sind. Besonders beliebt sind Länder innerhalb der EU wie Spanien, Portugal oder Kroatien. Auch Drittstaaten sind möglich, allerdings mit erhöhtem Aufwand für Genehmigungen und Regelungen.
Eine Workation funktioniert durch eine vorherige Genehmigung des Arbeitgebers, eine zuverlässige technische Infrastruktur (z. B. Laptop, Internet), klare Kommunikations- und Arbeitsregeln sowie den Abschluss notwendiger Versicherungen. Wichtig ist eine gute Abstimmung zwischen Mitarbeitenden und Arbeitgeber.
Workation ist ein freiwilliges Angebot und keine verpflichtende Leistung des Arbeitgebers. Einige Unternehmen fördern diese Arbeitsform jedoch aktiv und stellen häufig technische Ausstattung wie Laptop, Diensthandy oder Headset bereit. Die Übernahme von Reisekosten oder Unterkunft ist meist individuell geregelt.
Die #whatsnext-Studie zeigt, dass Workation kein kurzlebiger Trend ist, sondern ein wichtiger Bestandteil zukünftiger Arbeitsmodelle, insbesondere in der Privatwirtschaft. Unternehmen, die Wert auf Arbeitgeberattraktivität, Mitarbeiterbindung und mentale Gesundheit legen, können mit klar geregelten Workation-Angeboten punkten. Ob Workation sich ähnlich wie mobiles Arbeiten etabliert oder eher eine Nischenlösung bleibt, wird die Zukunft zeigen.
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